Читать книгу - "Магия утренних привычек. Программа на 100 дней для ясности, энергии и вдохновения - Келли Чой"

Люди часто интересуются, как я распоряжаюсь своим временем. Иногда, судя по тому, сколько всего я успеваю, у них возникают подозрения, что в сутках на самом деле 48 часов. Ключ к моему тайм-менеджменту – делать важные дела, когда я нахожусь на пике своих биоритмов. Как правило, это происходит утром. Я просыпаюсь за три часа до работы и решаю не срочные, но важные задачи.

На первый взгляд может показаться, что эти действия не имеют непосредственного отношения к работе, но на самом деле они помогают сосредоточиться. Когда я начинаю утро с саморазвития и заботы о здоровье, весь день проходит по-особенному, и я чувствую себя энергично. Когда я приступаю к работе, то фокусируюсь на том, что может помочь развиваться как мне, так и организации. Если только это не очень важно, я откладываю проверку электронной почты, звонки и сообщения на вторую половину дня, а также стараюсь отключать уведомления, чтобы они не мешали.

Секрет правильного тайм-менеджмента заключается в наличии источника энергии, и он появляется в течение дня, например, когда вы по привычке устанавливаете свои намерения, как только просыпаетесь. Ваша задача не «выжить» в течение рабочего дня, а развиваться. Живя в моменте, вы легко можете управлять своим временем, будь то часы досуга или работы.

Стивен Кови, известный консультант и авторитет в области лидерства, сказал: «Ключ к управлению временем – это не решать, что сделать первым из уже расписанных задач, а включить в день задачи с наивысшим приоритетом». Чтобы грамотно распоряжаться своим временем, нужно знать свои приоритеты. Зная, что для вас важно, вы не потратите впустую ни секунды своего времени. А самый эффективный способ расставить приоритеты и управлять своим временем – создать руководство и план, которые помогут это осуществить и назвать его «матрица временных привычек».

Матрица временных привычек. День – миниатюра жизни

Если вы хотите быть более продуктивным, вам нужно делать вещи в порядке их приоритетности. В «матрице» ваши задачи распределяются по четырем приоритетам – A, B, C, D, в зависимости от важности и срочности, и, исходя из этого, вы можете выбирать привычки, которые вам следует использовать для регулирования и решения задач в каждой области. Мы часто путаем срочные дела с важными, но это не одно и то же.

В области А находятся одновременно и срочные, и важные задачи. К ним относятся внезапные кризисы или проблемы, проекты с четкими дедлайнами, срочные встречи, болезни и несчастные случаи.

Задачи в области В не так актуальны, но тем не менее важны. К ним относятся постановка целей (создание видения своих жизненных ценностей), физические упражнения, здоровье, самосовершенствование и обучение, работа с подсознанием, совершенствование особых навыков, воспитание детей и поддержание близких отношений с семьей. В частности, моя 20-минутная утренняя рутина попадает в зону В.

Зона С предназначена для срочных, но не важных дел. Сюда входят неважные телефонные звонки, почта, электронные письма, ненужные отчеты, несерьезные встречи или совещания. Помимо этого, она содержит срочные, но не важные дела, такие как неожиданные визиты знакомых, бессмысленные развлечения или общение, а также все те мелочи, которые отвлекают нас от работы.

В зону D входят вещи, которые не являются ни срочными, ни важными. Проще говоря, воры времени, опустошающие вашу жизнь. Это вещи, на которое впустую тратится драгоценное время, например, долгий просмотр телевизора или игры, социальные сети, слишком много времени в YouTube, участие в чужих делах, сплетнях о других людях за их спиной, а также отправка писем или сообщений, не имеющих прямого отношения к работе.

День среднестатистического человека можно представить в виде такой матрицы, связанной с временными привычками. Может, вы застряли в зонах C и D, жалуясь на то, что всегда заняты и спешите, или же тратите время впустую? Президент США Эйзенхауэр, который разработал матрицу управления временем, был прав, говоря: «Все, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Именно так. Срочные дела обычно не важны, а важные дела как правило не срочны. Подумайте о тех многих вещах, которые вы считаете таковыми. Форс-мажорные обстоятельства вроде болезни или несчастного случая случаются гораздо реже. Некоторые из этих вещей можно было бы сделать заранее и более эффективно, помня о сроках. Если вы считаете, что почти каждый день перегружены срочными и важными делами, то, скорее всего, вы просто плохо распоряжаетесь своим временем.

Для меня важные дела редко бывают срочными. Например, я регулярно забочусь о своем здоровье и здоровье своей семьи, поэтому поход к врачу становится все менее и менее срочной задачей. Я создала своеобразную систему решения срочных вопросов, причем касающихся не только собственного здоровья, но и семьи и работы. В результате у меня появилось больше свободного времени, и я могу потратить его на более важные вещи в жизни. Это все работает на благо моего собственного роста.

Конечно, я понимаю, что это то, как все должно работать в идеале. Я знаю, что в прошлом у меня были бесконечные срочные дела, с которыми я не могла справиться. У тех из вас, у кого пока нет времени на создание подобной системы, наверняка такая же ситуация. Может быть, у вас сегодня должен быть доклад, или вы внезапно заболели, или дома возникла большая проблема. Когда такое случается, вам, конечно же, нужно быть готовым немедленно взяться за дело и решить проблему. Однако в долгосрочной перспективе лучше создать систему предварительной работы с задачами в области А, чтобы постепенно тратить на них все меньше времени. Одновременно постарайтесь уделять больше времени задачам B, чтобы развиваться и совершенствовать свои навыки.

Если вы действительно хотите быть продуктивным, расставляйте приоритеты по степени важности. Подходя ко всему из соображения срочности, а не важности, вы обнаружите, что просите об одолжениях, когда заняты, хотя на самом деле ничего не делаете. Вам будет казаться, что вы сделали все, что требовалось, но все равно останетесь рабом времени. Чтобы быть продуктивным и развиваться, вам нужно выработать привычку делать меньше дел из области A и следить за тем, чтобы у вас оставалось время для задач из области B.

Обычно, ставя цели, я ориентируюсь на пять лет вперед, а затем разбиваю свой план на отрезки по одному году. Годовой план я делю на двенадцать месяцев, и каждый из них на недели, чтобы у меня было время сделать «не срочные, но важные дела» в области В. Оставшееся время я использую для работы с областью А.

Успешные люди постоянно стремятся максимально продуктивно подойти к делам в областях