Читать книгу - "Полное руководство по переговорам. Пять шагов для создания долгосрочного партнерства - Мелисса Дэвис"

Пример переговоров о контракте с новым поставщиком

Вы работаете в крупной негосударственной организации (НГО), которая занимается внутренне перемещенными лицами. Необходимо поставить и установить программное обеспечение (ПО) для управления донорами. Вас попросили найти лучшее ПО для организации. Вы решили действовать в два этапа.

Во-первых, нужно получить в своей организации четкие спецификации, касающиеся технических характеристик и функционала, и записать их в формате дорожной карты: условия, амбиции и ограничения. Далее вы составляете список критериев, которые считаете важными для выбора поставщика, например, размер компании, отзывы о работе с НГО, географическое местонахождение группы поддержки, язык общения, количество заказчиков, которые уже приобрели данное ПО, и т. д. Это можно назвать «условиями по поставщику», на которые вы будете ориентироваться при работе с начальным шорт-листом компаний, куда решите обратиться.

После того как будет сделан выбор потенциальных поставщиков, вы определите и отошлете им свои спецификации – вероятнее всего, в формате информационного запроса (ИЗ) или запроса на предложение (ЗП). Отличие от более традиционных способов выбора нового ПО/поставщика заключается в том, что у вас имеются ограничения и амбиции. Обычно, когда люди обдумывают вопросы, связанные с ПО и пользовательскими требованиями, то указывают только одно значение, например, «язык – только английский» или «время отклика меню Help – 6 секунд». Если указано только одно значение, оно зачастую становится вашим ограничением, то есть время отклика 6 секунд означает, что вы не хотите, чтобы для пользователей оно превышало 6 секунд. В представленной здесь ситуации вы сначала определяете, какое время отклика будет идеальным. Например, идеальное время (то есть ваша амбиция) может составлять 2 секунды, а любое время дольше 6 секунд неприемлемо. Это позволит вам озвучить ваш идеальный вариант и попытаться добиться своего, а если это невозможно, компенсировать отступление от вашей амбиции (см. гл. 10).

Наконец, получив различные отклики и сделав выбор, вы приступаете к переговорам об условиях контракта на покупку ПО.

Шаг 1. контекстуальный анализ

В данном примере необязательно выполнять контекстуальный анализ.

Шаг 2. анализ цели

Как только вы выбрали поставщика, нужно тщательно подготовить дорожную карту. Опять-таки, условия можно сгруппировать по категориям для большей ясности и креативности. Категории в данном контексте могут быть следующие:

• предметные условия, касающиеся продукта или услуги;

• взаимосвязи с условиями по поставщику, то есть какие бы отношения вы хотели завязать с поставщиком;

• договорные условия, все, что относится к контракту.

У вас может получиться вот такая дорожная карта (условия нужно тщательно разбить по категориям).

Цель: Я хочу приобрести самое лучшее программное обеспечение для управления донорами на определенных условиях.

Предметные условия:

• условия, связанные с функционалом кондиционирования доноров: отслеживание доноров, история (какие препараты давались, сколько, как и когда); перспективное отслеживание; учет и отчетность; отслеживание контактов и коммуникаций…

• условия, касающиеся технических аспектов, установки и размещения: язык, на котором смогут работать пользователи; скорость отклика; кодировка; где будут храниться данные; количество серверов; необходимое техническое обучение; требования к кастомизации; возможность передачи существующих данных (без необходимости повторного ввода информации); потребность в администраторах локальных баз данных;

…

Связь с условиями для поставщика:

• одно контактное лицо или один менеджер по работе с ключевыми клиентами;

• регулярные встречи на этапе реализации (как часто, когда, где, с кем);

• процесс решения проблем;

• потребности и возможности в плане обучения (технический и пользовательский функционал);

• техническая команда, которая не будет меняться до конца полного размещения ПО;

• послепродажное обслуживание;

• техническое обслуживание и регулярное обновление;

• методика управления проектом;

• порядок рассмотрения жалоб вышестоящими инстанциями в случае задержек или иных проблем;

• обучение внутреннего технического персонала;

• обучение пользователей;

…

Договорные условия:

• ценовые и финансовые условия – программное обеспечение, лицензирование, кастомизация, установка, размещение, обучение, новые модули, апгрейдинг;

• планирование и сроки: подписание, начало проекта, поставка модулей, пилотный запуск, полная готовность;

• страхование;

• планы резервного копирования;

…

Шаг 3. точка соприкосновения

Здесь могут быть различия, связанные со способом проведения встреч – в онлайне или в офлайне. Вступительное заявление может быть таким: «Мы бы желали приобрести данное программное обеспечение и хотели бы обсудить условия, на которых могли бы поработать с вами».

Из-за характера предметной области покупка и продажа, а также обсуждение условий будут выглядеть естественнее, чем в некоторых других примерах. Опять-таки убедитесь, что используете открытый стиль общения, сохраняйте гибкость в отношении определенных ценностей, а на определенных условиях идите на уступки. Продвигайтесь вперед, не забывая о том, что в точке соприкосновения никаких обязательств не дают.