Читать книгу - "Госзакупки и тендеры для малого бизнеса. Как участвовать, чтобы побеждать - Анастасия Дегтеревская"

не указана обязанность поставщика лично присутствовать на процессе передачи, то ничто не препятствует организации поставки удаленно.

ЕСЛИ ТРЕБУЕТСЯ ПРИСУТСТВОВАТЬ ЛИЧНО

Если требуется личное присутствие поставщика или его представителя на приемке, подумайте, сможете ли вы найти «сотрудника» в нужном городе. Знакомые, знакомые знакомых, участники бизнес-сообществ, в которых вы состоите, – вот к кому можно обратиться. Скорее всего, вы найдете нужного человека, и он поприсутствует на встрече с покупателем – безвозмездно или за небольшую плату.

Если вы считаете, что эту функцию можно доверить другому лицу, то вот вам варианты, где еще его поискать:

• Сайты объявлений.

• Специальные сервисы для поиска исполнителей на разовые задачи.

• Биржи фрилансеров.

• BTL-агентства (агентства промоутеров).

Вам также нужно будет подумать о том, как передать ему доверенность на представление ваших интересов. Но об этом чуть ниже.

ЕСЛИ ЛИЧНОЕ ПРИСУТСТВИЕ НЕ ТРЕБУЕТСЯ

Если личное присутствие не требуется, то ваша задача – найти продавца, оплатить продукцию и организовать доставку. Для этого уточните место отгрузки товара и адрес доставки.

В переговорах с поставщиком обговорите варианты отгрузки. Они могут быть разными.

• Доставка осуществляется силами продавца, а в стоимость товара включены транспортные расходы.

Здесь нужно просто передать контрагенту информацию о грузополучателе (госзаказчике).

• Ваш поставщик отгружает товар на своем складе, а транспортировку вы осуществляете сами.

Вы можете самостоятельно отвезти товар или обратиться к профессионалам-логистам. Это могут быть частные перевозчики (недорого, но и не всегда надежно) или транспортные компании (дороже, но надежнее).

Чтобы организовать доставку, вам необходимо «состыковать» своего поставщика и транспортников. Возможно, придется выдать доверенность на получение груза представителю логистической фирмы.

• Еще один вариант – сначала получить товар самостоятельно, проверить его, а затем передать транспортной компании для доставки госзаказчику.

Просчитайте разные варианты и найдите самый выгодный и надежный для себя.

Процесс приемки

Итак, товар добрался до госзаказчика. Теперь вам нужно организовать процесс приемки.

Сейчас всё более распространенной становится электронная приемка через ЕИС. В этом случае расстояние не имеет значения. Но если по каким-то причинам необходимо передать оригиналы документов, то вот варианты их отправки.

• «Почта России».

Не отправляйте простых писем. Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении (это подтверждение доставки) или ценное письмо с описью вложений (подтверждение состава вложенных документов). Можно отправить ценное письмо (с описью) и с уведомлением о вручении. Два в одном.

• Курьерские службы.

Бумаги можно отправлять вместе с грузом (товаром), а можно отдельно. Запрашивайте у курьерской службы накладные с подписью получателя документов. Курьерских служб много; посмотрите, услуги какой для вас выгоднее.

• ОАО «Российские железные дороги».

Эта компания развивает свой сервис доставки. На вокзалах есть специальные стойки, где можно оформить отправление. На такой же стойке в другом городе (на ж/д вокзале) – получить его.

• Авиатранспорт (капитанская почта / командирская почта / летающие конверты).

На стойках авиакомпаний в аэропортах можно отправить документы ближайшим авиарейсом. Услугу оказывают не все перевозчики, уточняйте этот момент.

• Электронная система для пересылки нотариальных документов.

Такие документы можно переслать от одного нотариуса к другому через их электронную систему. Это удобно, когда нужна нотариальная доверенность для сотрудника на сдачу товара в соседнем регионе.

Если по каким-то причинам вам нужна печать в другом городе, то вы можете предоставить компании, изготавливающей печати, нотариально заверенные копии устава и доверенности, и вам изготовят печать по оттиску. Иногда достаточно обычных копий документов (но это не вполне законно, насколько я понимаю).

ВЫВОДЫ

1. Начинайте с поставок в своем регионе, не усложняйте себе жизнь путаными логистическими схемами. Когда отработаете несколько контрактов, можно будет перейти на удаленную доставку. Предварительно изучите тарифы транспортных компаний и учитывайте эти расходы в своих расчетах.

2. Изучайте текст контракта: требуется ли личное присутствие поставщика на приемке? Если да, то либо закладывайте в стоимость товара свою поездку, либо ищите себе представителей в нужном городе.

3. Всегда старайтесь оптимизировать транспортные расходы: доверенные недорогие частные перевозчики, доставка одним отправлением нескольких партий товара по разным контрактам и тому подобное. Многие торги выигрываются именно за счет оптимизированной логистики (при одинаковых закупочных ценах).

4.14. Доверяй, но проверяй

Миша Торопышкин давно уже разобрался, как работают транспортные компании, и запросто может отправить товар в любую точку на карте. Куда надо это доставить? В Вологду? Принято! А это куда? В Санкт-Петербург? Подумаешь! Вот эту партию кофемашин в Сыктывкар? Ничего сложного!

Упаковал кофемашины, передал транспортникам, и они уехали себе преспокойно в Сыктывкар. Там заказчик расписался в квитанции транспортной компании о получении груза и забрал свои коробки. Всё идет как надо, всё идет как следует. Но вдруг… (Вы же понимаете, что будет «вдруг»? Не может же эта история закончиться так просто… Не получается у Миши делать всё без сучка без задоринки.)

Итак, звонит вдруг заказчик и предъявляет Мише претензии: «Вы мне, – говорит, – товар-то бракованный привезли! Вон корпус весь помятый!» Фотографии прилагаются: вмятины огромные, как лунные кратеры. Заказчик, естественно, требует замены.

А Миша-то тут ни при чем? Он эти кофемашины сам лично проверял, и никаких вмятин там отродясь не было… Только вот как теперь докажешь, что виноваты транспортники?!

Миша отправился на разборки: мол, как так? Что за дела?

А в компании делают круглые глаза: какие такие дела? Менеджер Алексей только плечами пожимает.

– Да вот же, – говорит, – подписанный заказчиком документ, что товар он получил и к нам никаких претензий не имеет.

– Так он же коробки при вас не распаковывал! – возмущается Миша. – Здесь он просто подписал, что товар получен, всё ок! А проверять – не проверяли же.

– Так вы нам тоже коробки передали запечатанными, откуда нам знать, что это по нашей вине вмятины образовались? Может, вы их сами сделали.

– Ага, сидел и делал, – возмутился Миша. – Специально ковырял!

Но больше ничего не придумал, что бы еще такого дерзкого транспортникам сказать. Пошел думать, как ему теперь дальше быть. Ситуация, кажется, безвыходная…

КОММЕНТАРИЙ

Чуть раньше мы с вами уже поговорили о том, что товар можно привозить заказчику не самостоятельно, а воспользоваться услугами перевозчиков – транспортных компаний. Иногда других вариантов-то и нет, особенно если груз крупногабаритный.

Важно понимать один нюанс: до тех пор пока товар официально не передан заказчику, то есть пока не подписана товарная накладная или УПД, все риски повреждения или утраты груза лежат на поставщике – на вас. Поэтому обязательно нужно позаботиться о том, чтобы перевозчик оказал свои услуги качественно.

Как правильно организовать перевозку

1. Обязательно ознакомьтесь с условиями перевозки (правилами, договором и т. п.).

Выясните, за что отвечают транспортники, а за что