Читать книгу - "Продвижение себя - Кеннет Бланшар"

1. Приоритезация проектов в организации

На организационном уровне нужно отдавать приоритеты тем или иным проектам. Ресурсы организации небезграничны, и нужны гарантии, что они будут направлены на деятельность, которая обеспечит максимальный возврат инвестиций. Поскольку реализовать все проектные идеи невозможно, их фильтруют с помощью специального процесса оценки. Для каждого проекта составляется рамочный документ, бизнес-обоснование, которое должно быть рассмотрено, согласовано и утверждено прежде, чем на проект будут выделены ресурсы. Такие оценки могут проводиться на регулярной основе на уровне старших менеджеров или высшего руководства ежемесячно, поквартально, ежегодно или раз в два года, в зависимости от масштаба организации.

2. Сбалансируйте рабочие приоритеты

У каждого человека имеется ограниченный запас времени и энергии, и нам нужно найти способ расставить приоритеты между проектной и основной работой. Избыточная нагрузка ведет к стрессам, неудовлетворенности, ошибкам и потере энтузиазма и мотивации. Поэтому в случае необходимости будьте готовы скорее отказаться от проекта, чем взяться за него и в итоге провалить и проект, и/или остальную работу. Перед тем как приступить к реализации проекта, тщательно проанализируйте свои приоритеты, а также выясните, какого вклада от вас ожидает руководитель проекта. Обсудите возможные результаты с непосредственным начальником и лидером проекта, предпочтительно и с тем и с другим. Подумайте над следующими вопросами:

• сколько дней (неделю, месяц или это единовременное участие) вам придется посвятить проекту;

• где именно вы должны находиться, чтобы выполнять работу по проекту;

• как эти требования повлияют на вашу основную работу;

• что случится, когда (если) наступит конфликт приоритетов;

• что случится, когда (если) ситуация изменится;

• какие дополнительные ресурсы вы можете выделить, если потребуется;

• можно ли отложить выполнение какой-то регулярной работы или временно отклониться от обычных стандартов;

• как часто ситуация будет нуждаться в пересмотре.

Документально зафиксируйте свое понимание проектных требований и соглашений, отправьте копии документа своему начальнику и руководителю проекта. Это будет вашим официально утвержденным мандатом на участие в проекте (даже если в процессе его реализации ситуация поменяется). Иногда приходится справляться с увеличенным объемом работы, но не выпускайте ситуацию из-под контроля. В случае возникновения конфликта приоритетов обсудите его с непосредственным начальником и руководителем проекта.

3. Коррекция и управление временем

Обсудите с руководителем возможные способы корректирования некоторых аспектов основной работы или более эффективного управления временем. ­Например, можно:

• делегировать некоторые регулярные обязанности тем, кто будет рад воспользоваться такой возможностью;

• скорректировать рабочие графики, чтобы высвободить время для работы над проектом;

• нацелиться на «достаточно хороший» результат, где это возможно: будьте реалистом, а не перфекционистом;

• проводить посвященные проекту собрания с запланированной повесткой дня, докладами о состоянии дел и протоколированием предложений по проекту;