Читать книгу - "По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество - Александр Мезин"

Прозрачность и предсказуемость – самые важные составляющие командной работы. Чем вы понятнее для окружающих, тем лучше для здорового коллективного рабочего процесса. Никто не любит «черные ящики». Будь вы руководитель, подчиненный, партнер, коллега – вам очень нужно, чтобы каждый, кто заинтересован в вашей работе, хорошо понимал, чем вы были заняты, занимаетесь сейчас и будете заниматься, и мог планировать свою деятельность, ориентируясь на вас.

Выше я уже говорил про Trello. Если в вашей компании не внедрены методы управления задачами, то предложите менеджменту или попробуйте внедрить хотя бы его. Если никто не планирует отслеживать задачи через программу, то поставьте Trello для себя и следите за своими задачами самостоятельно.

Показывайте, что вы онлайн/офлайн. Всегда пишите что-то в чат, когда приступили к работе. Старайтесь писать, если пошли на перерыв. Пишите, если закончили работать. Сообщение, оставленное вами в чате, может уберечь вас от неудобных звонков в неурочный час и сохранить всем нервы.

Фиксируйте вашу деятельность и всегда будьте готовы сказать, чем вы заняты сейчас и чем планируете заниматься. Если вы ведете задачи в какой-то программе, делитесь ими с коллегами. Если вы ведете карточки на обычной физической доске – можете выслать их фото, но лучше напечатать их содержимое текстом. Старайтесь не злоупотреблять снимками экрана или задач, потому что по поиску их не получится потом найти.

Соблюдайте традиции и ритуалы команды. Если у вас принято созваниваться каждое утро и планировать день – приходите на этот звонок вовремя. Если каждую пятницу у вас планерка – всегда присутствуйте на этой планерке. Помните: у вас удаленная работа. Причин пропускать регулярный и заранее запланированный созвон очень мало, и практически все они связаны с критическим состоянием здоровья. Точность – вежливость королей. А в случае взаимодействия с коллегами она будет показывать, насколько вы уважаете их время и старание.

Готовьте регулярные отчеты во время работы, а не после нее. Для этого вам просто нужно педантично записывать все, что вы делаете. Если по каждой задаче у вас будут записаны комментарии, вся переписка будет лежать в аккуратных ветках в почте, а в системе взаимодействия с клиентами (CRM) будут занесены все контакты – эта задача решится практически сама собой.

Если можете никого не дергать – не дергайте. Сделайте сами и обновите статус в задаче, если она есть. Лучше сначала самостоятельно попытаться решить вопрос и только потом обращаться к коллеге. Помните, что каждый раз, когда вы пытаетесь достучаться до кого-то из коллег в рабочее время, вы рискуете отвлечь их от решения собственных задач. Опять же, в офисе вы могли посмотреть, кто чем занят, подойти и спросить. Но если такого варианта нет, гораздо лучшей тактикой будет считать, что человек занят и не может отвлечься от срочных задач, чем создавать излишнее напряжение, постоянно донимая коллег. Если вы педантично ведете задачи в системе контроля задач, то комментарий с вопросом к самой задаче, скорее всего, попадет к вашему коллеге в виде уведомления, и он сможет обработать его в штатном режиме.

Коммуникация с коллегами должна оказывать минимальное влияние на людей, живущих с вами. Если вы нерегулярно и громко созваниваетесь по поводу и без – любви у домочадцев к вам не прибавится. А значит, они реже будут идти вам навстречу и поощрять вашу работу. Попробуйте систематизировать этот процесс, распланировав созвоны и предупредив родных о том, что вы будете разговаривать. Возможно, громко. Возможно, долго. В любом случае, если можете не созваниваться – не созванивайтесь.

Если ваша работа предполагает постоянные звонки и вы можете работать только из дома, то вам нужно крепко задуматься о том, как это сказывается на домашних. Скорее всего, им не очень сладко приходится. Так что, если вы планируете работать в технической поддержке или продажах, связанных с постоянными звонками, то подумайте, готовы ли к этому те, кто живет с вами. Если же вы вынужденно оказались на домашней работе и вам просто необходимо часто и подолгу говорить по телефону, то изо всех сил старайтесь, чтобы это не мешало домашним. Они, скорее всего, страдают и терпят. Любите их и будьте благодарны.

Никогда не пользуйтесь громкой связью. Слышать вашего собеседника из хрипящего динамика телефона – сомнительное удовольствие.

Если вам приходит много рабочей почты, то устраивайте дни имейлов, когда вы только отвечаете на почту и не занимаетесь больше ничем. Даже звонками.