Читать книгу - "По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество - Александр Мезин"

На картинке реализация Канбан-доски в программе Trello на актуальном проекте автора.

«Сделать», или «to do» – это список задач на день. Каждое утро вы выбираете из бэклога те задачи, которые планируете сделать в течение дня. Вы перемещаете задачи в этот список и упорядочиваете их в соответствии с вашим планом так, чтобы первая задача, которую вы будете делать, была в самом верху. Логично, что в этом списке не может быть задач больше, чем в бэклоге.

«В процессе» – это список всех задач, которыми вы занимаетесь в данный момент. В строгих реализациях Канбана при командной работе специалистам запрещается держать в этом списке больше одной-двух задач. Обычно рекомендуется держать здесь только те задачи, которые вы действительно прямо сейчас делаете. Это позволяет не только фокусироваться на конкретных задачах, зная, что делаешь именно то, что нужно делать сейчас, но и в случае коллективной работы постоянно держать в курсе коллег о том, чем ты в данный момент занят, и им не нужно отвлекать тебя с вопросами по этому поводу. Если в нем вдруг стало больше задач, чем в списке «сделать» или «бэклоге», внимательно посмотрите на все столбцы, подумайте, в какой последовательности вы будете делать ваши задачи, и перетащите задачи из списка «в процессе» в список «сделать» или «бэклог».

Как только вы доделали какую-то задачу, вы переносите ее в «сделано». Если вы ведете процесс с помощью стикеров на доске, стене и любой мебели, то с какой-то периодичностью вам нужно будет собирать стикеры из этого столбца и выбрасывать их. Но если вы пользуетесь программой, то лучше оставляйте все карточки в данном столбце нетронутыми. В определенный момент вам может понадобиться посмотреть информацию по какой-то из них.

В своей практике я добавляю еще один столбец: «информация». В нем я храню все задачи, которые были выполнены и имеют какую-то информативную ценность, из-за чего не хочется терять их в веренице других выполненных задач. Например, такие задачи могут содержать список литературы и ссылки на конспекты в файловом хранилище.

Также помогает лучше ориентироваться в задачах маркировка их цветом. В большинстве программ такая опция есть. Если вы не используете программы, то стикеры тоже могут быть разного цвета или помечены разноцветными маркерами. При этом красный может означать и что задача срочная, и что она относится к определенному проекту или категории. Тут выбор принципа маркировки зависит только от вас и ваших предпочтений.

Таким образом, у вас перед глазами всегда будет полная и подробная картина вашей занятости как в отдельно взятый момент, так и в долгосрочной перспективе. Вы не будете терять, забывать или пропускать какие-то задачи. Вы сможете довольно точно определять, в каких направлениях вы проседаете, а где сможете сдать проект раньше срока.

Рекомендую поближе познакомиться с этим фреймворком, его теорией и методами практического применения, да и вообще разобраться в том, что такое Agile. Но если ваша цель – просто организовать свое время и не утонуть в огромном количестве задач, при этом имея возможность в любой момент отчитаться перед руководством или коллегами, то описанного выше метода вам должно хватить для работы.