Читать книгу - "Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин"

Отчасти этот принцип перекликается с принципом замкнутости, однако в данном случае речь идет об отдельно взятой контрольной процедуре. Во многих случаях контроль – это действие, которое не является естественным для конкретного – процесса и/или для конкретного владельца процесса. Контроль отнимает ресурсы процесса. Он направлен не на достижение цели самого процесса, а на достижение определенных параметров данной цели. По этой причине при отсутствии поддержки или, по-другому, механизма стимулирования воспроизведения контроля эффективность контроля в большинстве случаев будет снижаться со временем. В связи с этим важно ответить не только на вопрос «что представляет собой контроль?», но и на вопрос «как будет обеспечено его функционирование?».

Существуют различные механизмы стимулирования воспроизведения контроля, а именно:

• Создание коллизии целей у участников процесса при отклонении от установленных параметров процесса. Такая коллизия может быть создана тремя основными способами. Первый заключается в том, чтобы сделать выход из одного процесса входом в другой процесс, при этом параметры выхода из одного процесса и входа в последующий процесс должны быть сопоставимыми. В этом случае владелец следующего процесса заинтересован в том, чтобы владелец предыдущего процесса сделал свою работу как следует. Типичным примером такой ситуации является производственный процесс, состоящий из нескольких переделов, особенно когда переделы выполняются относительно независимыми предприятиями, а не одной компанией. Если на выходе из одного передела получается продукция, не соответствующая определенным параметрам, то ответственный за следующий передел сигнализирует об этом и отказывается принимать продукцию с отклонениями.

Второй способ встречается тогда, когда контроль параметров того или иного процесса является целью владельца процесса такого контроля. Типичным примером второго способа является деятельность такого подразделения как отдел технического контроля, или ОТК. Такое подразделение существует на многих производственных предприятиях. Основной его деятельностью является контроль параметров производимой продукции.

Третий способ встречается тогда, когда контрольные действия дополнительно стимулируются, например с помощью денежного вознаграждения, и обычно не входят в круг обязанностей большинства владельцев процессов. Классическим примером данной ситуации является назначение вознаграждения за поимку опасного преступника или предоставление информации о его местонахождении.

• Улучшение контрольной среды. Можно с полной уверенностью утверждать, что при максимально эффективной контрольной среде отсутствует необходимость в отдельных контрольных процедурах. С философской точки зрения в такой среде не может даже существовать такого понятия, как контроль, поскольку отсутствует объект контроля – отклонения от требуемых или желаемых параметров процессов. Например, при борьбе с мошенничеством в рамках отдельной компании огромное значение имеет пропаганда требуемого поведения на рабочем месте. Такая пропаганда есть не что иное, как попытка повлиять на один из факторов, существенно влияющих на контрольную среду, – этику поведения на рабочем месте.

• Периодический мониторинг. Здесь речь идет в первую очередь о мониторинге адекватности и эффективности системы внутреннего контроля. К такому мониторингу также можно отнести действия по выявлению отклонений от требуемых параметров процессов. И та и другая деятельность может быть как основной, так и сопутствующей задачей владельца конкретного процесса. В первом случае типичным примером владельца процесса является ПВА, или ревизионная служба, или государственный надзорный орган (больше специализируется на поиске отклонений). Во втором случае – это вышестоящий руководитель или вышестоящее подразделение.

• Ограничение свободы выбора. Данный механизм довольно специфичен, однако в ряде ситуаций является, пожалуй, единственным механизмом. Ограничить свободу выбора – значит лишить возможности полностью или частично выполнить те действия, которые приведут к нарушению требуемых параметров процесса. Классическим примером ограничения свободы выбора является ограничение физической свободы, например домашний арест или что похуже.

• Автоматизация процессов. Ключевым преимуществом автоматизации является создание шаблонов процессов. В определенном смысле автоматизация также ограничивает выбор, однако основная ее цель заключается в обеспечении наиболее эффективного подхода к выполнению процесса. Ограничение является побочным эффектом. К тому же автоматизация ограничивает выбор лишь частично. Автоматизация хорошо справляется с бессознательными отклонениями. Что касается сознательных нарушений, то многие системы автоматизации процессов допускают их в той или иной степени. Однако преимуществом автоматизации является то, что она позволяет такие нарушения оперативно фиксировать и анализировать.