Читать книгу - "Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников - Александр Фридман"

• Псевдоразминка. Мы начинаем с мелких задач, чтобы раскачать себя и уже потом приступить к делам сложным. Но мелкие проблемы затягивают, а день заканчивается незаметно. Вы – часто с деланым сожалением – вспоминаете про важные вопросы и даете себе обещание завтра начать именно с них. На следующий день все повторяется. Попутная рекомендация: если вы действительно хотите «разогреть» мозг, то ограничьте себя по времени или списку, поставив напоминание об окончании разминки. Кроме того, рекомендую помнить, что мелкие дела – хоть и даются много легче, чем сложные, все равно утомляют мозг. В общем, разминка должна разогреть и не должна утомлять.

• «Сейчас или никогда!» Руководителю кажется, что каждое отложенное на потом дело – упущенная возможность. Кроме того, у него есть обоснованное – как мы понимаем – опасение просто забыть, потерять этот вопрос и никогда про него не вспомнить.

• Я спасаю мир. Поскольку мы представляем себе «вкусные» дела как весьма срочные, то их немедленное выполнение позволяет чувствовать себя героем, предотвратившим глобальную катастрофу.

• Ложные стереотипы успешности. Считается, что руководитель должен действовать в первую очередь быстро. Эту идею часто высказывают в интервью успешные люди. Они говорят: «Главное – не медлить», «Нужно решать быстро», «Современный бизнес требует скорости» и тому подобное. Крайне редко причину успеха объясняют рассудительностью или умением тщательно анализировать ситуацию. Поэтому люди интуитивно стремятся следовать «правильной» модели, а выполнение мелких дел с высокой скоростью вселяет надежду на непременный успех.

• Знакомое дело. Небольшие дела – часто рутинные, привычные и потому их приятно выполнять, радуясь своей умелости.

• Дело – индульгенция. Если важные дела – ввиду их сложности и продолжительности – делать не очень хочется, то мелкие позволяют этого избежать и не испытывать чувства вины, не ощущать себя бездельником или прокрастинатором. Одно ощущение: я не сделал, потому что было лень или не хотелось браться. Другое ощущение: я не сделал, потому что был очень занят.

Легко быть занятым, труднее работать эффективно.

• Дело – раздражитель. Руководитель пытается исправлять мелкие, но вызывающие недовольство несовершенства. Иначе говоря, ловит блох при том, что есть гораздо более важные, но при этом и более сложные проблемы. При этом он себя чувствует вполне комфортно, правда, на результаты это почти никакого влияния не оказывает.

• Уменьшение груза обязательств. Мелкие задачи позволяют сразу получить иллюзию результата. В них нет скрытых сложностей и рисков. Раз – и готово, дело сделано. Результат видится именно в этом, а вовсе не в каких-то итогах. Вопрос закрыт, «галочка» поставлена – уже хорошо, одним меньше.

• Мелкие дела не требуют напряжения. Для того чтобы их перемалывать, не нужно включать голову. Принятие важных решений и выполнение сложных дел требуют более высоких затрат энергии, поэтому те участки мозга, которые отвечают за «экономичность» нашего функционирования – а такие есть, – направляют наше внимание на мелочи. Важные и потому энергозатратные задачи уводят за пределы фокуса.

• Гарантированная радость побед. Человек испытывает удовольствие от завершенных дел. Преодолев сложности, даже иллюзорные или маленькие, он чувствует себя победителем. Для выполнения даже части большого дела нужно много времени. За день вы сможете «съесть» три-четыре таких фрагмента, в итоге – весь день напряженно работали, устали, а радоваться нечему, так как задачи по-прежнему висят и результатов не видно. А сколько мелких дел вы можете переделать? Несколько десятков? Представляете, сколько удовольствия вы получите?

• Синдром Белого Кролика. Персонаж книги Льюиса Кэрролла «Алиса в Стране чудес» Белый Кролик на бегу приговаривал: «Ах, мои усики, ах, мои ушки, как же я опаздываю!» Неорганизованный руководитель не умеет, да и не пытается обеспечить себе обзор своих обязательств. Для чего нам нужна такая возможность? Благодаря ей мы можем не только все увидеть, но и ничего не упустить, провести объективный сравнительный анализ приоритетов и оценить свои ресурсы времени. Без этого человек, интуитивно ощущая груз обязательств и не имея возможности его оценить и распределить, испытывает два постоянных страха: опоздать и что-нибудь упустить. Чтобы заглушить эти страхи, он в порыве так называемой стрессорной активности пытается уменьшить количество дел. Именно количество. Но в состоянии стресса невозможно решать сложные задачи. Лучше всего для этого подходят маленькие дела, которые можно выполнить без включения головы, за счет простых алгоритмов. По сути это похоже на то, когда человек, нервничая, теребит пуговицу, щелкает кнопкой ручки или стучит пальцами по столу. В итоге – стресс снимается за счет мелких дел.

• Стремление «сделать побольше». Руководитель – обычно человек старательный и ответственный. Поэтому, приходя на работу, он ставит себе задачу сделать как можно больше. Намерение вроде бы позитивное. А теперь давайте рассмотрим условия задачи, которую себе ставит руководитель.

Дано: ограниченность рабочего времени (вы просто не сможете каждый раз работать по ночам) и некое константное время, за которое можно выполнить различные работы.

Цель: нужно сделать как можно больше.

Вопрос: какие дела будет выбирать мозг, получив такую команду?

Решение: нужно выбирать мелкие дела, так как именно их можно сделать больше.

Одна из проблем функционирования нашего мозга в том, что он старается как можно лучше выполнить те задачи, которые мы ему ставим, но не всегда склонен перед выполнением задавать нам вопросы: а точно ли нам нужно именно это, и если «да», то зачем? Он просто выполняет то, что мы просим. На этот же подход – сделать побольше – работает и один из законов диалектики: о переходе количества в качество. Но мне кажется, что этот закон, во‐первых, толкуется слишком упрощенно, во‐вторых – имеет ограничения «по территории». Впрочем, это справедливо для любых законов. К примеру, закон Ома для участка цепи не действует в гидравлике. Так вот, рискну предположить, что большое количество маленьких дел не обязательно доведут до нужных результатов. Поэтому путь к успеху лежит не через количество сделанного, а через качество выбора: что и когда делать, а чего не стоит касаться.

• Желание «сделать все». Его можно рассматривать как некий апофеоз предыдущего пункта, но мотивы чуть отличаются. Руководителю, конечно, хочется, чтобы дел больше не осталось и он ушел домой с легким сердцем. К чему приводит такой настрой? Допуская с вечера, что завтра, или, придя на работу, что сегодня наконец удастся сделать все, человек не проводит сравнительный анализ текущих дел и не расставляет приоритетов на выбранный период. Может быть, даже не только на день, но и на неделю. Действительно, а зачем это делать? Если я собираюсь успеть все, то и расстановка приоритетов, и выбор последовательности выполнения дел выглядят лишним действием. Зачем тратить на это время, не лучше ли потратить время на решение вопросов?