Читать книгу - "Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий - Дмитрий Румянцев"

Каждый организатор непосредственно в день проведения мероприятия – это многорукий Шива, причем зачастую нервный (должно быть незаметно) и невыспавшийся (лучше, чтобы тоже было незаметно). Очень редко получается так, что все полностью готово за пару часов до начала регистрации. В основном до последнего момента мы носимся по площадке, отдаем последние распоряжения, проверяем, все ли настроено, все ли приехали, контролируем процессы.

Площадки бывают самые разные – укомплектованные оборудованием и совершенно пустые, требующие дополнительного оформления и подготовленные к приему гостей. Но обязательно чего-то будет не хватать, что-то нужно будет срочно закрепить или отрезать, кого-то надо будет вызвонить. На плече одной из множества организаторских рук висит волшебная сумочка Гермионы Грейнджер. А в ней… базовый «оргнабор»:

• степлер со скрепками (достаточно большой, можно строительный);

• скотч – обычный и двусторонний, широкий и тонкий, 2–3 рулона;

• дырокол (лучше промышленный), если надо, например, бить дырки в бейджах. С круглым и овальным узким вариантами вырубки;

• ножницы (не тупые, не маникюрные, не детские, не филировочные);

• бумага формата А3 и А4 (цветная и белая);

• прозрачные файлы для документов;

• небольшие наклейки с телефоном, контактным лицом и названием вашей компании (чтобы пометить ваши конструкции/коробки/пакеты);

• маркеры (в том числе тонкие, чтобы что-то красиво подписать), ручки, карандаши;

• конверты простые белые и брендированные, с вашим логотипом;

• булавки (английские и обычные);

• стяжки строительные (например, чтобы закрепить пресс-волл);

• кусачки (например, чтобы открепить пресс-волл);

• веревка/бечевка (сто тыщ вариантов использования: от фотосушки до крепления пресс-волла, если вы забыли стяжки);

• пакеты для мусора (маленькие для канцелярских мусорных ведер и объемные на 120 л, чтобы складывать большое количество мусора);

• канцелярский (а можно и швейцарский) нож;

• перчатки матерчатые для «грязных» работ;

• флешка (лучше две-три), которая читается теми ноутбуками, которые будут у вас на площадке;

• подписанные удлинители (почему подписанные? Потому что в случае ноунейма они совершенно эпично пропадают);

• подписанные тройники и «пилоты»;

• мобильный телефон с достаточным количеством денег на счете, планшет/ноутбук;

• зарядные устройства для телефона, ноутбука/планшета;

• полностью заряженный внешний аккумулятор для смартфона;

• запасной мобильный телефон, лучше всего простой кнопочный, у которого в самый важный момент не закончится заряд батареи. Конечно, в нем должна быть работающая сим-карта;

• шнуры для зарядки ваших девайсов (как от сети, так и от аккумулятора);

• несколько шнуров и переходников (мини-джек, джек, тюльпаны, HDMI);

• батарейки АА и ААА – несколько упаковок;

• деньги разного номинала (несколько тысяч на непредвиденные расходы, да и просто кофе попить);

• визитки;

• паспорт;

• пакет согласований (если таковые нужны);

• расписание мероприятия с таймингом (как техническим, для внутреннего пользования, так и «официальным», по которому на мероприятии живут участники);

• в памяти телефона – список контактов всех подрядчиков, техников, волонтеров, организаторов, спикеров, ведущих и т. д.;

• этот же список, продублированный на бумаге;

• удобная обувь (можно в качестве запасной. Да, организатор-девочка ни в какой ситуации не перестанет быть девочкой);

• запасные колготки (да, по-прежнему девочка в любой ситуации думает о безукоризненности образа);

• влажные и обычные салфетки;

• минимальная аптечка. Всякое бывает (пластырь, но-шпа, цитрамон, смекта, валидол, хлоргексидин, кетанов, жаропонижающее, антигистаминное);

• косметичка (тушь, заколки, карандаш для бровей. Пригодится как для кого-то из организаторов, так и для промо-персонала);

• маленькая сумка через плечо или на пояс для самого необходимого;

• зажигалка, штопор. Да, они могут понадобиться;

• самокат/ролики/скейт (при организации огромных фестивалей, например, незаменимая вещь);

• рации у всех организаторов с правом голоса и принятия решений, если мероприятие проводится на большой площадке или в нескольких зонах.

Этот список необходимо иметь и в распечатанном виде – сначала по нему подобрать все нужное, чтобы взять с собой, а по окончании мероприятия по нему же все собрать.

Возможно, мы что-то забыли: иногда бывают самые невообразимые потребности. Одно знаем точно: лучше взять с собой пару десятков ненужных вещей, но быть во всеоружии, чем вдруг оказаться в совершенно пустом 800-метровом зале без веревки и прищепок для фотосушки, скотча для того, чтобы приклеить расписание на стены, телефона ведущего, который опаздывает, и с микрофонами без батареек.