Читать книгу - "Практика управления инновационными проектами. Учебное пособие - Владимир Первушин"

Процедура административного завершения заключается в подготовке, сборе и распределении информации, формализующей завершение проекта. Этот процесс включает в себя операции, необходимые для сбора отчетных материалов по проекту, анализа его успехов или неудачи, обобщения полученных знаний, накопления опыта и архивирования информации по проекту для использования их организацией в будущем. При закрытии проекта в рамках процесса административного завершения должны быть выполнены следующие действия:

• обеспечение накопления и сохранения опыта реализации проектов в компании;

• сбор информации для маркетинга;

• пополнение баз данных (информационное обеспечение);

• разбор работы;

• оценка проекта.

Накопление опыта реализации проектов в компании заключается в сборе и регистрации формализованной информации. На каждом этапе собирается своя информация:

• этап предварительной проработки: шаблоны писем, коммерческое предложение по выполнению работы;

• этап подготовки контракта: договоры, соглашения о конфиденциальности;

• этап реализации проекта: описание продукта, констатация целей, ИСР, план проекта, график проекта, сетевая диаграмма, контрольные события, предложенные цены, риски проекта и реагирование, проблемы проекта, реальные трудозатраты проекта.

Выполнение работ, обеспечивающих накопление опыта, особенно важно для начинающей инновационной компании. Образцы договора, примеры рекламных материалов, шаблоны писем существенно облегчат организацию деятельности компании и ее вхождение в рынок.

В целях совершенствования маркетинговых действий в проектах может собираться следующая информация:

• условия конфиденциальности, название проекта в разрешенном виде, имя заказчика в разрешенном виде;

• анализ возможности повторного коммерческого использования материалов;

• достижения компании в проекте, истории успеха, отзывы клиентов;

• перечень потенциальных партнеров или агентов;

• предложения по корректировке маркетинговых действий;

• материалы в прайс-лист.

Конфиденциальность может оказаться важным требованием со стороны стратегического партнера или заказчика. Многие крупные компании озабочены тем, чтобы информация о направлении их деятельности и реализуемых проектах не стала доступной конкурентам раньше времени. Для обеспечения конфиденциальности недостаточно просто подписать соглашение, необходимо разработать и соответствующие меры.

Материалы для информационного обеспечения содержат следующую пополняемую информацию:

• базу данных (БД) специалистов и экспертов;

• новые технологии;

• инвестиционные проекты;

• рекламные материалы клиентов;

• печатные материалы, необходимые для работы, книги;

• техническую документацию;

• профайлы компаний.

При подведении итогов и закрытии проекта осуществляются:

• разбор работы;

• подведение финансовых итогов проекта;

– определение значений ключевых показателей эффективности проекта,

– определение вклада каждого участника и размера его вознаграждения;