Читать книгу - "Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн"

Надия переключилась на сетевое расписание и в течение первых полутора месяцев пропустила два бизнес-ланча — больше, чем за пять лет предыдущей работы. К тому времени, когда мы начали консультации, она уже четыре месяца находилась в очень нервном состоянии, но не теряла решимости продолжать пользоваться сетевым расписанием и заставить его работать. Первое, что я сказала, это: «Что вас не устраивало в старой системе?» Она ответила: «Все устраивало». На мой вопрос, зачем же нужно было переключаться, женщина сообщила, что ей казалось, это следует сделать, потому что ее старая система казалась слишком старомодной. «С вашей новой системой стало лучше работать?» — «Нет». — «Вы хотите переключиться назад?» — «Да!» Надия и дорогие читатели, я даю вам свое разрешение.

Решение лучше искать там, где вы чувствуете себя организованным и уверенным в себе. Исследуйте свои системы и определите, что действительно исправно работает (компьютерная система регистрации документов, архив?). Вместо того чтобы пытаться создать новую систему для дезорганизованной зоны, просто перенесите свои системы на другие платформы. Или вы можете вернуться к тому, что хорошо работало раньше. Я недавно столкнулась с клиентом, у которого когда-то была система, которая хорошо работала. Теперь он уже не мог вспомнить, почему он от нее отказался. По мере того как мы поднимаемся по карьерной лестнице, меняется степень нашей ответственности, и мы ошибочно думаем, что наши системы тоже должны меняться. Сколько раз вы думали, что технологии смогут предложить лучшее решение, а потом всегда возвращались к своей старой испытанной системе?

ХРАНЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ

Многие люди теряются, когда дело доходит до решения, где хранить документы. Если вас смущает этот вопрос, воспользуйтесь несколькими общими советами.

ХРАНИТЕ ДОКУМЕНТЫ ИЛИ НА БУМАГЕ, ИЛИ В КОМПЬЮТЕРЕ

Главный ключ к успешному поиску информации — это хранение ее в одном месте. Чтобы организовать вашу систему хранения информации, нужно сделать выбор, потому что существует огромное количество средств, с которыми приходится работать, — архив, компьютерные папки с документами, электронная почта, автоответчик, скоросшиватели и т. д. Когда один документ надо искать во многих местах, у вас наверняка возникнут трудности в доступе к этой информации в момент, когда она крайне необходима.

Чтобы избежать беспорядка, поместите всю свою информацию или в компьютер, или в архив, в зависимости от того, что для вас более удобно. 90 процентов работы связаны с компьютером, но 10 процентов сотрудников пользуются печатными текстами. Делайте то, что для вас наиболее естественно. Можно даже выбрать наиболее удобное средство для каждого вида информации. Обратите внимание на пример, описанный ниже, где каждый вид информации привязан к своему средству.

УСТАНОВИТЕ ПОЛИТИКУ ОДНОСТОРОННЕГО ВХОДА

Если вы держите свое расписание в компьютере, а встречи иногда приходится назначать где-нибудь на собрании, записывая информацию на бумаге, сразу по возвращении в кабинет перенесите данные в компьютер, а не полагайтесь на записи. Если ваша база деловых контактов занесена в компьютер, а вы на конференции получили от кого-то визитную карточку, занесите данные в компьютерную систему, а карточку можете выбросить.

Если вы предпочитаете хранить все телефонные номера в компьютере, а кто-то передает по электронной почте номер сотового телефона, адрес или контактную информацию, автоматически перенесите их в нужный раздел. Помните: у вас должно быть только одно место, где можно хранить конкретную информацию!

Непросто придумать мотив для того, чтобы найти время и перенести кое-какую информацию. Измените свой взгляд. Вы не просто переносите ее, а определяете на место, для того чтобы в следующий раз воспользоваться ею. Как приятно иногда поискать телефонный номер для важного делового контакта и… вот он! Именно там, где и должен быть, в вашей базе данных. И вы его нашли с первого раза.