Читать книгу - "Личная эффективность: думать долгосрочно и действовать точно - Альберт Сафин"

Хочу сказать и о правилах проведения собраний.

Правило 1.

Подготовка пространства.

Во время собрания каждый участник должен чувствовать себя комфортно. Не в смысле мягкого кресла с подголовником. А в смысле спокойной обстановки, защищённой от внешних раздражителей. То есть проводить собрание нужно в отдельном помещении, где не трезвонят телефоны, не ходят посетители, не курят охранники. Кроме того, нужно продумать и чётко соблюдать регламент – все участники должны быть уверены, что получасовое собрание ни при каких обстоятельствах не может растянуться на два часа.

Только тогда люди будут участвовать в собраниях с удовольствием.

Правило 2.

Структурирование ожиданий.

Заранее оповестите сотрудников о дате, времени, продолжительности и теме собрания. Расскажите, зачем вы собираетесь проводить собрание, и почему это важно. Люди должны быть морально готовы к такой форме общения, дайте им возможность настроиться.

Правило 3.

Фиксация.

Обязательно фиксируйте всё, что говорится на собрании. Записи понадобятся вам для анализа собрания, для планирования следующих встреч. Кроме того, это приучит людей отвечать за свои слова.

Правило 4.

Равенство.

Важно давать каждому участнику собрания строго одинаковое время для выступления. Никому никаких преимуществ и поблажек. Не будет жёсткой дисциплины выступлений – настанет хаос. И это не вопрос вашей авторитарности – нет, это вопрос взаимного уважения.

Правило 5.

Миссия.

Миссию компании вы должны сформулировать, отточить, записать и проговаривать – если не на каждом собрании, то достаточно часто. Ваши люди должны знать, в чём заключается миссия компании, какую пользу она несёт клиентам, и каков личный вклад каждого в общее дело. Миссия придаёт их работе высокий смысл – а это является сильным стимулом.

Правило 6.

Завершение.

В завершение каждого собрания обязательные элементы:

– благодарность всем за участие,

– озвучить, в чём была важность этого собрания для вас,

– спросить каждого, какую ценность для себя он извлёк из собрания.

Правило 7.

Регулярность.

Решившись внедрять собрания, не бросайте их после первого или второго раза. Первое, второе и даже третье собрание могут получиться не идеальными. И даже неудачными. В этом нет ничего удивительного – вы же учитесь их проводить! – и ничего страшного – любую ошибку можно исправить.

Будьте готовы к тому, что реальные результаты начнут появляться через несколько недель, а то и месяцев. Но появляться они будут, только если вы продолжите совершенствоваться в проведении собраний и вводить новые их типы. Вообще, полную картину изменений вследствие введения собраний вы увидите через год. Поэтому – не сдавайтесь!

Итак, вооружившись теорией и правилами, перейдем собственно к собраниям.

Все техники проведения собраний показаны на примере работы компании, которая занимается созданием и продвижением сайтов. Штат компании – восемь человек: руководитель, менеджер по продажам, проект-менеджер, дизайнер, программист, верстальщик, специалист по контекстной рекламе, специалист по поисковому продвижению.

Собрания, которые я предлагаю вам проводить, складываются в чёткую систему и перечислены в таблице в порядке их введения:

Почему именно такие собрания и почему в таком порядке? Вот об этом – в последующих главах.

Ну что, поехали!