Читать книгу - "Сценарии и организация корпоративных праздников - Илья Мельников"

В этом документе описываются простые правила этикета при общении пользователей по электронной почте.

Персональное имя (не то же самое, что подпись) – произвольная строка, которую многие мэйлеры (программы электронной почты) позволяют присоединять к вашим сообщениям в качестве текстового комментария.

• Не забывайте давать названия своим письмам. Практически все мэйлеры позволяют присваивать почтовым сообщениям названия, и часто пользователь ориентируется именно по названиям, когда просматривает свою почту.

• Избегайте бессмысленных названий. Если вы при ответе на письмо меняете тему разговора, не забудьте изменить и название.

• Точный заголовок – самый простой способ определить тему беседы, и если вы измените тему, оставив заголовок прежним, адресат может прийти в замешательство.

• Старайтесь, чтобы длина вашего письма отвечала стилю беседы: если вы просто отвечаете на вопрос, делайте это кратко и по существу.

• Держитесь как можно ближе к теме. Если вы хотите поговорить о чем-то новом, лучше послать отдельное письмо. Тогда ваш адресат сможет хранить его отдельно.

• Не пишите весь текст заглавными буквами – его становится тяжело читать (хотя краткое выделение может использоваться как усиление). Старайтесь разбивать ваше письмо на логические абзацы и избегайте чрезмерно длинных предложений.

• Старайтесь не допускать грамматических ошибок. Полное ошибок и опечаток письмо трудно читать. То, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что можно расслабиться и забыть о правописании (по моему опыту, самое безграмотное сообщение – электронное). Если вы считаете свои мысли достойными изложения в письме, позаботьтесь, чтобы они были изложены правильно.

• Избегайте писем, составленных под влиянием эмоций. Послания, отправленные в момент душевных переживаний, чаще всего только ухудшают ситуацию.

• Включайте в ваше послание отрывки письма, на которое отвечаете. Помните, электронная почта – не разговор по телефону в реальном времени. Человек может забыть содержание предыдущего письма. Включайте отрывки оригинального текста в ваш ответ, и адресат легче поймет, о чем идет речь.

• Если можете, используйте подпись. Она должна идентифицировать вас и содержать данные о каналах связи (обычный телефон, факс).

Электронная почта – средство связи между людьми, и без правил вежливости здесь не обойтись.

• Не забывайте говорить «спасибо» и «пожалуйста». Хотя это может показаться банальным, вы будете удивлены тем, какое количество людей являются образцами вежливости в реальной жизни и меняются в переписке по электронной почте. Не ждите, что вам ответят немедленно.

• Помните, что не существует надежной почтовой системы. Неразумно помещать личную информацию в электронное письмо, если только вы не собираетесь его зашифровать с помощью надежной программы шифрования. Вы не единственный человек, который пострадает в случае, если деликатное сообщение попадет в чужие руки. Помните о том, что залог хороших отношений в коллективе – это обычная вежливость, и еще одно, очень важное правило. И никогда не сплетничайте на работе. Это только повредит вашей личной репутации. Соблюдая эти нехитрые правила, вы значительно упростите жизнь себе и своим коллегам по работе. А если ваши служебные отношения не будут омрачены личной неприязнью и бестактным отношением друг к другу (ведь на работе и других проблем обычно хватает), то вам гораздо приятнее будет проводить время друг с другом в неформальной обстановке. Ведь наша жизнь и так устроена сумбурно, и мы настолько заняты, что в основном приобретаем друзей на службе.