Читать книгу - "Практический PR - Андрей Мамонтов"

Осуществляя поиск новостей внутри компании, недостаточно просто опросить коллег. Как правило, не вся полученная вами информация находится на стадии готовности для написания пресс-релиза. Некоторые события должны еще вызреть, и вам потребуется какое-то время держать их в поле зрения. И какой бы хорошей памятью вы ни обладали, будет сложно удержать все в голове. В такой ситуации очень легко что-то упустить.

Чтобы этого не случилось, вам нужна надежная система управления потоком новостей, с помощью которой вы сможете контролировать судьбу всех новостных заготовок и равномерно распределять по времени выпуск пресс-релизов во внешний мир. Иными словами, чтобы не было в вашей коммуникации «то густо, то пусто», вам нужен своеобразный новостной конвейер. Организовать его вы можете с помощью программы Microsoft Excel, в которой вам следует вести таблицу по представленному образцу (табл. 4).

Таблица 4

Количество и периодичность выпускаемых пресс-релизов зависят от размера компании, в которой вы работаете. Поэтому предусмотрите достаточное количество столбцов в таблице для записей новостных поводов.

У вас могут быть запланированы одна, две, три новости в неделю и более, поэтому рекомендую для удобства работы делать по крайней мере на две колонки больше. Например, если ваша цель – выпускать один пресс-релиз в неделю, для планирования в таблице потребуется две колонки для записи основных новостных поводов и еще одна – для резервного. Итого в вашей таблице будет три столбца, не считая первых двух для учета порядкового номера недели и соответствующих дат.

Работать с таблицей достаточно легко. Прежде всего, получив в процессе общения с коллегами наводку на будущую новость, вы в соответствующую по времени ячейку вносите тему и имя контактного лица, у которого вы должны получить вводную информацию для написания пресс-релиза. Таким образом вы получите календарь регулярного общения с тем или иным сотрудником по новостным событиям. В процессе такого взаимодействия с коллегами естественным образом будут происходить корректировка и дополнение вашего плана. Табличная форма программы Excel позволит вам легко, как в шашках, передвигать ячейки с темами новостей на новые даты и менять их содержание.

На случай переноса всех запланированных новостей на конкретную неделю на более поздний период рекомендую вам в последнем столбце записывать резервные темы возможных пресс-релизов. Под запасными новостями я подразумеваю события, которые не особенно привязаны к конкретной дате и которые можно безболезненно выпустить, например, на неделю или две позже запланированного.