Читать книгу - "Как стать корпоративным атлетом. Система управления работоспособностью и качеством жизни - Сергей Хлыстунов"

Контроль – это ключевое слово в управлении интеллектуальной энергией. Контролировать нужно и электронные гаджеты, и собственное внимание, и приоритеты, и потоки информации. Отсутствие собственной системы обработки информации и неспособность быстро и грамотно работать с ней приводят к сильнейшим дистрессам и низкой результативности.

Такая система обязательно должна быть. Ее ценность не только в том, что она позволяет обрабатывать и контролировать большие потоки информации. Она дает важный психологический эффект, способствующий оптимальному восстановлению не только интеллектуальной, но и эмоциональной энергии.

Для этого нужно всегда стремиться достичь чувства завершенности процессов и сохранения «чистого пространства» к концу каждого трудового дня. Если в конце трудового дня вас не покидает чувство, что «работа никогда не кончается», значит, ваша система обработки информации либо отсутствует, либо нуждается в серьезной корректировке.

В современном деловом мире объем входящей информации и скорость ее поступления всегда больше, чем мы в состоянии «переварить», упорядочить и грамотно использовать. Поэтому суть моего подхода к обработке информации в том, чтобы быстро систематизировать входящий поток информации и перерабатывать ее в план первоочередных шагов. Нужно уметь делать это регулярно, с возможными перерывами, но при этом быстро «находить концы», т. е. возвращаться к тому, от чего нас оторвали, с минимальными потерями времени.

Чтобы не терять работоспособность в долгосрочном плане, важно уметь «держать голову свободной» от текущих дел, когда мы непосредственно не занимаемся ими, и в то же время полностью контролируем их выполнение. Для достижения этой цели система предполагает следующий алгоритм работы.

Первый шаг – сбор, фиксация и упорядочивание информации – позволяет нам взять под контроль входящий информационный поток. Нужно выработать привычку записывать все, что приходит в голову, в специальную бумажную или электронную записную книжку. Быстрая фиксация ценной информации позволяет снять нагрузку с нашего мозга, давая ему возможность концентрировать интеллектуальную энергию на приоритетных вещах, не растрачивая ее на удержание в памяти больших объемов информации.

Записывая любую ценную мысль, где бы мы ни находились и что бы ни делали, мы сохраняем ее на бумаге или в файле и разгружаем мозг. Кратковременная память – ключ к усилению внимания и фокусировки. Не заставляйте себя постоянно держать что-то в голове и напоминать себе о том, что что-то еще необходимо сделать. Но одной записной книжки еще недостаточно. Часто записывать информацию нет необходимости, так как она уже записана, и ее носитель нужно просто взять с собой.

Для этого существует еще один важный инструмент системы сбора, фиксации и упорядочивания информации – это корзина «Входящие». Она должна быть на офисном и домашнем рабочих столах, в электронной почте вашего компьютера (ноутбука, планшета, смартфона), а также в личном рабочем портфеле (специальный отдел). В эти корзины должна поступать вся собираемая информация, в том числе и из записной книжки.

Наша система обработки информации должна иметь стационарные места и иметь мобильную и компактную форму. Стационарных рабочих места должно быть два: в офисе и дома. Это не обязательно кабинет, но рабочий стол должен быть, иначе нам просто негде будет обрабатывать информацию. Свое рабочее пространство лучше ни с кем не делить. Именно в стационарных рабочих местах мы можем взять под контроль ежедневный поток рутины, которая аккумулируется у нас в корзине «Входящие».