Читать книгу - "Этикет делового письма - Олег Давтян"

Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Например, «апеллировать» вместо «обращаться», «прерогатива» вместо «исключительное право», «эксклюзивный» вместо «исключительный» и т. п. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Автору письма необходимо следить за тем, чтобы в нем не было места вышедшим из употребления конструкциям, типа: «при сем направляем», «во исполнение», «сего года», «настоящим сообщаем», не «вышепоименованный», а «указанный выше».

При употреблении сравнительной степени уместнее всего использовать сложные формы: не «важнейший» и «сложнейший», а «более важный», «более сложный». Что касается сокращений, то на протяжении всего письма они должны быть одинаковы, то есть если вначале вместо названия должности «генеральный консул» вы написали «генконсул», то такой формулировки следует придерживаться до конца.